Bild-Urheber: Monster Ztudio / Fotolia.comWerden einzelne Räumlichkeiten oder eine ganze Immobilie vermietet, ist im Mietvertrag klar das Nutzungsentgelt – die Kaltmiete – festgelegt. Die sogenannte „zweite Miete“ beinhaltet darüber hinaus die Nebenkosten. Auch diese werden regelmäßig fällig.

Am Ende des Abrechnungszeitraums – üblicherweise ein Jahr – wird Bilanz gezogen. Zuviel gezahlte Nebenkosten werden dann zurückerstattet. Gegebenenfalls ist auch eine Nachzahlung des Mieters fällig.

Das gehört zu den Nebenkosten

Mieter zahlen zusätzlich zur Kaltmiete die Betriebskosten der Wohnung. Dazu zählen ganz verschiedene Positionen:

  • Heizung
  • Trink- und Warmwasser
  • Beleuchtung außerhalb der Wohnung
  • Evtl. Hausmeisterdienst

Diese Kosten sind voll vom Mieter zu tragen. Auch der Strom für die genutzten Räume gehört zu den Nebenkosten, die zu Lasten des Mieters gehen. Allerdings werden die Verträge in der Regel direkt mit dem Versorger abgeschlossen. Der Vermieter tritt dabei dann nicht als Zwischenvermittler auf.

Kosten, die vom Mieter zu tragen sind

Zu den Nebenkosten aus der Bewirtschaftung einer Immobilie, welche der Vermieter umlegen darf, gehört der Hausmeisterservice. Dieser darf kleinere Reparaturen ausführen und hat im Wesentlichen die Aufgabe, für die Außenanlage Sorge zu tragen. Oft übernimmt der Hausmeisterservice auch den Winterdienst. So wird die Verkehrssicherungspflicht des Eigentümers gewährleistet.

Umlagefähig sind auch die Kosten für einen Aufzug. Selbst Mieter im Erdgeschoss können sich nicht einfach von dessen Betriebskosten freimachen. Ebenfalls zu den erlaubten Umlagen gehört der Austausch von Wasserzählern. Letztere müssen regelmäßig geeicht werden. Zu diesem Zweck erfolgt deren Ersatz. Darüber hinaus umlagefähig sind Kosten für die folgenden Punkte:

  • Gartenpflege
  • Treppen- und Kellerbeleuchtung
  • Außenbeleuchtung
  • Grundbesitzerhaftpflichtversicherung
  • Müllbeseitigungskosten
  • Abwasser usw.

Kosten, die in diesen Bereichen entstehen, werden am Jahresende über die Betriebskostenabrechnung mit den Vorauszahlungen der Mieter (aus der Warmmiete) verrechnet.

Nicht alle Nebenkosten sind umlagefähig

Darüber hinaus gibt es diverse Nebenkosten aus der Bewirtschaftung einer Immobilie, die Vermieter aus eigener Tasche zu stemmen haben.

Einfaches Beispiel: In einem Mehrfamilienhaus steht eine Wohnung über den Winter leer. Damit Leitungen nicht einfrieren, muss zumindest minimal geheizt werden. Diese Kosten kann der Vermieter nicht einfach auf die anderen Mietparteien umlegen.
Etwas unklar ist die Lage bei der Umlegbarkeit von Pförtnerkosten. Hier sind individuelle Umstände ausschlaggebend, so hält es der Deutsche Mieterbund fest.


 

Kosten, die vom Vermieter zu tragen sind

  • Hausverwaltung: Vermieter können einen Verwalter mit der Betreuung ihrer Immobilie beauftragen. Diese Kosten sind aber nicht auf den Mieter umlagefähig. Selbst eine Vereinbarung im Mietvertrag mit entsprechendem Inhalt hebt diesen Grundsatz nicht auf.
  • Reparaturen: Ein kaputtes Fallrohr oder Treppengeländer, das wiederinstandgesetzt werden muss – Vermieter würden an diesen Kosten sicher gern ihre Mieter beteiligen. Allerdings sind Reparaturen/Instandhaltungsaufwand nicht umlagefähig, der Eigentümer hat hier in die eigene Tasche zu greifen.
  • Porto oder Kontoführung: Porto für Schreiben an Mieter oder die Gebühren für Konten sind nach allgemeiner Auffassung nicht umlagefähig. Diese Kosten stehen in Zusammenhang mit der Verwaltung.
  • Versicherungen: Vermieter können im Zusammenhang mit der Immobilie verschiedene Versicherungen abschließen. Hierzu gehören auch die Rechtsschutzversicherung oder eine Police gegen Mietausfälle. Es handelt sich in diesem Fall allerdings um Kosten, die nicht umlagefähig sind.
  • Anteile auf Gewerberäume: Gerade in Städten sind immer wieder Mischnutzungen anzutreffen. Allerdings dürfen Anteile für Versicherungen oder Grundsteuer auf Gewerbenutzungen nicht den Mietern zugerechnet werden.
  • Auch das Leerstandrisiko trägt immer der Vermieter allein.

Geld für Reparaturen zurücklegen

Auch nach Abzug der nicht umlagefähigen Kosten von der Miete dürfen Vermieter den Restbetrag nicht einfach als Gewinn verbuchen. Hintergrund: Ein verstopftes WC oder eine zu ersetzende Duschkabine verursachen wenige hundert Euro Kosten. Muss die Heizung ersetzt werden oder sind Balkone instand zu halten, kostet das Ganze schnell einige tausend bis zehntausend Euro.

Solche Reparaturen dürfen nicht aufgeschoben werden. Sie betreffen die grundlegende Ausstattung der Mieträume. Sind die Installationen nicht funktionsfähig hat der Mieter das Recht, die Miete zu kürzen.

Achtung: Instandhaltung und Reparaturen sind immer Vermietersache. Dieser Grundsatz ergibt sich aus der Tatsache, dass Eigentümer für den ordnungsgemäßen Erhalt der Mietsache/des Wohngebäudes Sorge zu tragen haben.

Eigentümer, die Wohnungen vermieten, müssen deshalb an das Thema Instandhaltungsrücklage denken. Wie hoch diese auszufallen hat, lässt sich pauschal nicht festlegen. Entscheidend sind hier individuelle Faktoren.

In jedem Fall verlangt das Wohnungseigentumsgesetz eine Instandhaltungsrücklage – in angemessener Höhe. Was dies im Klartext bedeutet, darüber schweigt sich das Gesetz in § 21 WEG allerdings aus. Einflussfaktoren sind:

  1. Alter der Immobilie
  2. Gesamtfläche
  3. Erstellungskosten

Mit diesen Werten lässt sich beispielsweise über die Peterssche Formel die Höhe der jährlichen einzuplanenden Rücklage errechnen.

Absicherung von Schäden

Für gewisse Schäden am Gebäude oder den Mieträumen trägt der Vermieter die Pflicht zur Absicherung. Schäden können durch verschiedene Einflüsse entstehen und ein erhebliches Ausmaß annehmen:

  • Stürme
  • Überflutung
  • Blitzschlag

Gegebenenfalls droht sogar der Totalverlust. Dann hilft auch die Instandhaltungsrücklage nicht mehr weiter. Deshalb können Eigentümer Versicherungen gegen typische Risiken wie einen Wasserschaden abschließen. Für unterschiedliche Schäden greifen jeweils eigene Versicherungen:

  • Gebäudeversicherungen schützen vor den Folgen der Umweltkatastrophen und auch vor Wasserschäden am Gebäude.
  • Um auch gegen Überflutung versichert zu sein, muss ein Elementarschadensschutz in die Versicherung eingebaut werden.
  • Schäden am Hausrat werden hingegen nur von einer Hausratversicherung des Mieters getragen, die dieser auch selbst abschließen muss.

Der Besondere bei der Gebäudeversicherung: Als Vermieter ist es möglich, die Versicherungsprämie über die Betriebskosten auf Mieter umzulegen.

Verantwortung für die Mietsache

Vermieter sein heißt nicht nur, einen Gewinn über die Miete zu erwirtschaften. Eigentümer müssen sich bewusst sein, dass sie Verantwortung übernehmen. Dies ist mit Kosten verbunden. Dennoch gibt es Möglichkeiten, diese in einem gewissen Rahmen zu halten.

Wird die Immobilie – in einem Doppel- oder Mehrfamilienhaus – vom Vermieter mitgenutzt, entfallen verschiedene Aspekte, wie eine doppelt abzuschließende Grundbesitzerhaftpflichtversicherung.

Sobald in der Wohnung ein Arbeitszimmer für die Wohnungsverwaltung genutzt wird, können Betriebskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden. – in Form von:

  • Abschreibung, Absetzung für Abnutzung (AfA)
  • Vorsteuerabzug

Zudem kann der Vermieter notwendige IT-Ausstattung sowie Büromaterial im Zusammenhang mit dem Wohneigentum geltend machen.

Sparen lässt sich auch bei der Verwaltung. Es ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben, dass Eigentümer ihre Mietwohnungen von einer Hausverwaltung betreuen lassen. Nehmen Vermieter die Verwaltung selbst in die Hand, werden die Kosten der Hausverwaltung gespart.

Aber: Der Verantwortung, die damit einhergeht, müssen sich Vermieter auf jeden Fall klar sein.

Verteilerschlüssel für Nebenkosten

In welcher Aufteilung die Nebenkosten abgerechnet werden, hängt vom jeweiligen Verteilerschlüssel ab. Dafür gibt es vier verschiedene Möglichkeiten:

  • Abrechnung nach Verbrauch: Kosten etwa für Brauchwasser können durch einen eigenen Wasserzähler klar erfasst werden. Die Mieter zahlen dann genau das, was verbraucht wurde. Hinzu kommt oft noch eine Grundpauschale.
  • Abrechnung nach Wohnfläche: Dieser kann für „kalte“ Nebenkosten angewandt werden, also Ausgaben für den Schornsteinfeger. Die Größe der einzelnen Mietfläche als Anteil an der Gesamtfläche der Immobilie bestimmt dann den Anteil an den jeweiligen Kosten.
  • Abrechnung nach Personenanzahl: Dieser Verteilschlüssel kommt oft bei Abfallgebühren zum Tragen. Ein Zweipersonenhaushalt muss demnach einen doppelt so hohen Anteil der Gesamtkosten tragen wie ein Einpersonenhaushalt.
  • Abrechnung nach Wohneinheit: Alternativ können „kalte“ Kosten auf die Anzahl der Wohneinheiten umgelegt werden.

Welcher Verteilerschlüssel angewandt wird, muss dem Mieter mitgeteilt werden. Dieser kann auch in Abhängigkeit von der Art der Betriebskosten variieren. Langfristig kann es sich lohnen, für einzelne Mietparteien eigene Verbrauchermessstellen installieren zu lassen. Auf diese Weise können die Kosten klar getrennt ermittelt und abgerechnet werden.

Sparsamkeitsgebot

Für Vermieter gibt es zwar kein verpflichtendes Sparsamkeitsgebot, dennoch ist es vorteilhaft auf günstige Verträge zu achten. Beispiel: Der Gas- oder Energieversorger: Hier kann der Vermieter sich darum kümmern, einen teuren Vertrag zu kündigen und einen günstigeren Abzuschließen. Vor allem wo bei den nicht umlagefähigen Kosten gespart wird, bleibt am Ende mehr von der Miete als Gewinn übrig.